Cara Menyusun SOP Yang Efektif

SOP merupakan sebuah set instruksi atau perintah kerja yang dijelaskan dan ditulis secara terperinci dan harus diikuti oleh semua elemen pelaksana produksi (karyawan) dengan tujuan tercapainya keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan atau proses produksi tertentu dengan berpedoman kepada tujuan utama yang harus dicapai.

SOP ini mutlak dimiliki oleh semua perusahaan yang melibatkan sistem produksi.

Dengan adanya SOP, maka seluruh karyawan akan memiliki pedoman khusus dan hasil produksi pun bisa diperkirakan, baik itu kemampuan produksi, potensi keuntungan, magrin error dan hal lainnya yang berhubungan proses produksi itu sendiri.

SOP itu sendiri akan menjadi pedoman utama bagi para pelaksana pekerjaan atau karyawan. Misalnya saja, seorang karyawan produksi harus berperan sebagai karyawan produksi yang harus memperhatikan standar kualitas dan SOP yang sudah diberlakukan untuk para karyawan produksi.

Seorang resepsionis juga harus menjalankan standar operasional sebagai layaknya seorang resepsionis, dari mulai tugas utama, area kerja, garis kordinasi dan lainnya. Dengan adanya SOP, maka lingkungan kerja akan tertata dengan rapi sesuai dengan wewenang dan tugas masing-masing.

Kapan SOP Harus Ada?
Tentu saja, karena ini menyangkut perintah kerja dan kelangsungan sebuah usaha, maka SOP ini wajib dan harus sudah tersedia sebelum suatu pekerjaan atau proses produksi berlangsung. Hal tersebut akan berkaitan dengan standar pekerjaan dan hasil sebuah produk atau barang atau kualitas dari sebuah pekerjaan.

Selain itu, SOP juga akan digunakan untuk menilai apakah pekerjaan yang dilakukan oleh sebuah atau Tim karyawan sudah dilakukan dengan baik atau belum. Hal ini akan menentukan kualitas dari sebuah sistem produksi yang akan berakhir pada hasil dari sebuah pekerjaan. Misalnya saja, dengan menggunakan SOP yang tepat, maka karyawan akan mengetahui bagaimana sebuah kue harus dibuat, kapan lama memanggangnya, dan bagaimana rasa standar kualitas dari kue yang harus hasilkan.

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

Untuk menyusun SOP atau Standard Operating Procedure ini sendiri sebaiknya Anda lakukan sendiri dengan bantuan riset, baik itu riset melalui pengalaman Anda sendiri, belajar dari orang yang sudah lebih dahulu terjun dalam bisnis yang akan Anda geluti atau meminta bantuan profesional untuk menentukan SOP yang tepat demi menghasilkan produk atau jasa yang berkualitas.

Pada dasarnya, ketika Anda menentukan atau menyusun sebuah SOP, pada dasarnya ada 3 tahapan utama yang harus Anda lewati. Berikut merupakan 3 tahapan utama Anda ketika akan menyusun sebuah SOP.

Tentukan Jenis Pekerjaan dan Alur Kerjanya
Yang pertama harus Anda lakukan adalah menentukan jenis pekerjaan dan alur kerjanya.

Misalnya saja, untuk seorang karyawan produksi toko kue yang betugas untuk membuat adonan. Karyawan ini wajib memiliki kemampuan atau bisa juga Anda berikan panduan kepadanya bagaimana cara meracik adonan yang baik supaya menghasilkan kue yang berkualitas, sampai membuat cetakan kue yang baik sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.

Dalam prosessnya, dia akan banyak bekerjasama dengan karyawan bagian pemanggangan yang bertugas untuk meneruskan pekerjaan karyawan bagian pembuat adonan. Hal yang sama juga berlaku untuk bagian pemanggangan, dimana mereka juga harus dibekali SOP yang akan menjadi panduan utama mereka dalam memanggang dan menghasilkan kue yang memiliki kualitas terbaik.

Menggambarkan Dalam Bentuk Bagan.
Setelah menentukan jenis pekerjaan dan alur kerja para karyawan, perusahaan juga harus menggambarkan SOP ini dalam bentuk bagan, hal ini bertujuan untuk memperjelas dan memastikan kalau seluruh karyawan mengerti dengan semua rancangan SOP yang perusahaan buat. Dengan begini, maka kualitas, kuantitas dan tujuan proses produksi akan terlaksana dengan baik dan berjalan sesuai dengan alur yang diinginkan pihak perusahaan.

Dengan menggambarkan rancangan SOP dalam bentuk bagan juga akan lebih mempermudah pihak perusahaan memperkirakan berapa yang akan dihasilkan dari proses produksi tersebut.

Misalnya, sebuah perusahaan kue, dengan penggambaran bagan yang ada, maka alur produksi kue ini akan bermula dari si peracik adonan yang akan meminta bahan-bahan pembuatan kue kepada bagian penyedia barang, setelah itu dia akan membuat adonan dan membentuknya sesuai dengan bentuk yang diinginkan pihak karyawan. Setelah ini, maka karyawan bagian pembuatan adonan akan memberikan adonan mentah ini ke bagian pemanggang dan nantinya akan berkahir di bagian QC (sortir) dan bagian pengemasan.

Menuliskan Dalam Bentuk Tulisan
Walaupun SOP dalam bentuk bagan idrasa sudah cukup, tapi ada beberapa hal yang memang tidak bisa dituliskan dalam bentuk bagan. Inilah pentingnya membuat rancangan SOP dalam bentuk tulisan supaya menjadi SOP yang benar-benar lengkap.

Dengan menggambarkan SOP dalam bentuk tulisan, maka semua proses produksi akan berjalan sesuai dengan kebutuhan strategi yang dibuat oleh perusahaan. Hal ini juga berguna untuk memastikan kalau seluruh proses produksi akan menghasilkan produk atau jasa yang sesuai dengan standar kualitas yang telah ditentukan oleh perusahaan.

7 Ilmu Powerful yang akan Mengubah Nasib dan Masa Depan Anda. JANGAN DI-KLIK, jika Anda sudah Merasa Sukses.

Free Ebook

Dapatkan Lima Buku Dahsyat tentang Karir, Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!