Contoh SOP Bagian HRD dan Personalia

SOP pada dasarnya tidak memiliki format yang baku. Inti dari SOP itu sendiri adalah untuk menyederhanakan proses sebuah pekerjaan sehingga para pekerja bisa dapat dengan mudah memahami dan melaksanakan proses kerja yang harus mereka lakukan. SOP ini dapat dibuat untuk berbagai bidang misalnya saja Personalia.

Dalam membuat SOP misalnya SOP personalia, perlu diperhatikan bahwa ruang kerja personalia itu meliputi begitu banyak hal mulai dari rekrutmen, seleksi, pelatihan, evaluasi kinerja karyawan dan berbagai hal lain yang masuk dalam pengembangan sumber daya manusia di sebuah perusahaan.

Dalam membuat SOP, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menetapkan jenis kerja yang akan dijelaskan, misalnya saja sistematika perekrutan karyawan baru. Ada banyak langkah yang harus ditempuh dalam upaya perekrutan karyawan baru yang melibatkan berbagai pihak secara sistematis mulai dari atasan hingga bawahan atau bisa jadi melibatkan bantuan dari pihak ketiga.

Berikut ini adalah sebuah contoh SOP untuk bidang personalia yang ditujukan khusus untuk tujuan perekrutan karyawan baru. Ingatlah bahwa SOP berikut hanyalah sebuah contoh dan bisa dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna.

1. Tujuan
Untuk bisa merekrut karyawan baru sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga bisa meningkatkan kinerja perusahaan dimasa yang akan datang

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini dimulai dari perencanaan jumlah karyawan yang dibutuhkan, pengumuman rekruitment, pelaksanaan rekruitmen sampai pengangkatan karyawan baru yang lolos seleksi rekruitmen

3. Tolak Ukur
Didapatkannya karyawan baru yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan dan memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan deskripsi pekerjaan masing-masing

GRATIS - 7 materi pelatihan yang WOW dan 5 ebook yang LUAR BIASA tentang Ilmu Bisnis dan Pengembangan Diri. Download Gratis Sekarang.

4. Prosedur
Urutan pekerjaan yang perlu dilakukan:

1. Pejabat terkait yang berasal dari berbagai bidang dalam perusahaan bisa meminta secara resmi untuk adanya penambahan karyawan baru dalam bidang mereka kepada pihak personalia, berdasarkan kebutuhan yang ada

2. Manajer personalia bersama atasan mereka atau bersama General Manager meninjau perihal permintaan penambahan karyawan tersebut kemudian mengajukan permintaan tersebut ke pihak direktur. HR development and management.

3. Pihak direktur mengambil keputusan mengenai permintaan tersebut apakah disetujui ataukah tidak dan memberitahukan keputusan tersebut ke pihak personalia

4. Pihak personalia kemudian memberitahukan hasil keputusan tersebut kepada pihak pejabat terkait yang telah mengajukan permintaan

5. Bila hasil keputusannya disetujui, maka pihak manajer personalia perlu menindaklanjutinya dengan cara memberikan instruksi kepada staff personalia mengenai perlunya upaya penambahan karyawan

6. Staff personalia menyiapkan draft iklan atau pengumuman rekruitmen berdasarkan kebutuhan yang ada
7. Memasang iklan atau pengumuman ini melalui berbagai media mulai dari surat kabar, majalah, radio atau media elektronik lainnya
8. Menerima berkas lamaran yang masuk
9. Menyeleksi berkas lamaran yang ada secara administratif dan menyerahkan hasilnya kepada manajer personalia

10. Manajer personalia beserta anggota personalia terpilih akan menyeleksi berkas lamaran yang masuk berdasarkan standar kualifikasi karyawan
11. Manajer personalia menyerahkan berkas lamaran ke staff personalia untuk dilakukan pemanggilan test

12. Manajer personalia kemudian memutuskan tahapan tes apa saja yang akan dilakukan, mulai dari tes tertulis, tes psikologi dan juga tes wawancara
13. Manajer personalia akan mengistruksikan mengenai penyiapan pelaksaan tekhnis tes mulai dari petugas yang mengawasi jalannya tes hingga tenaga profesional yang akan melaksanakan tes psikologi

14. Staff personalia melaksanakan instruksi dan mengawasi jalannya tes hingga selesai mulai dari tes tertulis hingga tes wawancara
15. Manajer personalia mengambil keputusan mengenai calon karyawan yang berhasil lulus tes

16. Staff personalia menghubungi para pelamar yang diterima
17. Manajer personalia memberitahukan hasilnya kepada pihak General Manager dan pihak direktur untuk dilakukan langkah lebih lanjut yaitu pengangkatan secara resmi

Sekali lagi perlu ditekankan bahwa SOP ini tidaklah mutlak dan harus berjalan seperti prosedur yang sudah dituliskan diatas. Berbagai perubahan dan modifikasi prosedur sangatlah dimungkinkan sesuai dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaan.

Salah satu perubahan yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan tenaga outsourcing. Bila langkah ini yang diambil, maka SOP dari proses perekrutan tenaga kerja baru tidak akan berjalan sepanjang proseduri diatas.

Pihak manajer personalia tidak perlu repot menginstruksikan staffnya untuk melakukan segala persiapan tes melainkan cukup dengan menghubungi sebuah lembaga outosucing terpercaya untuk mengajukan permintaan karyawan baru.

Dalam beberapa aspek, hal ini akan lebih efisien dan menyingkat waktu, namun sekali lagi hal ini disesuaikan denga kebijakan masing-masing perusahaan.

Hal yang paling penting dari pembuatan SOP ini adalah kejelasan dan kesederhanaan dari penjelasan yang ada. Format SOP yang jelas dan sederhana akan lebih mudah dimengerti oleh semua pihak mulai dari level top management hingga level karyawan paling rendah, terutama oleh mereka yang memang terlibat dalam proses tersebut, dalam hal ini para staff personalia yang memang berurusan dengan pengembangan SDM di sebuah perusahaan.

7 Ilmu Powerful yang akan Mengubah Nasib dan Masa Depan Anda. JANGAN DI-KLIK, jika Anda sudah Merasa Sukses.

Free Ebook

Dapatkan Lima Buku Dahsyat tentang Karir, Strategi Bisnis, Motivasi dan Financial Freedom secara GRATIS!