Berapa banyak tenaga penjualan yang telah Anda buang karena tidak memiliki keterampilan presentasi? Keterampilan berbicara di depan umum yang tepat sangat penting untuk setiap sales atau tenaga penjualan, kemampuan presentasi tidak fokus hanya pada presentasi penjualan, semua itu bertujuan untuk memiliki pendengar mengatakan,”Ya!”
Dan meskipun memiliki kemampuan presentasi yang tepat hal lain juga diperlukan untuk mendapatkan penonton untuk melihat dan mengadopsi sudut pandang Anda. Anda harus memiliki kemampuan presentasi penjualan yang efektif karena dapat memberikan kontribusi langsung dalam penjualan.
Menyajikan informasi dengan jelas dan efektif adalah keterampilan dalam presentasi untuk menyampaikan pesan Anda. Saat ini kemampuan presentasi sangat diperlukan pada segala bidang. Apakah Anda seorang mahasiswa, administrator atau eksekutif, jika Anda ingin memulai bisnis Anda sendiri, mengajukan permohonan pinjaman, kebanyakan mereka akan meminta untuk membuat presentasi. Ini bisa menjadi prospek yang sangat menakutkan, namun Anda harus bisa mebuat presentasi terbaik untuk kesuksesan Anda sendiri.
Jika, dalam posisi ini, hal pertama yang Anda lakukan adalah membuka PowerPoint, maka Anda mungkin harus terlebih dahulu meluangkan waktu mengembangkan keterampilan presentasi Anda. Menyampaikan presentasi yang menawan membutuhkan banyak persiapan dan kerja keras, dan Anda mungkin nantinya tidak perlu PowerPoint lagi untuk melakukan presentasi.
Banyak orang merasa takut ketika diminta untuk membuat pembicaraan publik pertama kali, tetapi ketakutan awal ini dapat dikurangi dengan persiapan yang baik yang juga akan meletakkan dasar untuk membuat presentasi yang efektif.
What is a Presentation?
Presentasi adalah sarana komunikasi yang dapat disesuaikan dengan berbagai situasi berbicara, seperti berbicara dengan kelompok, menangani rapat atau pengarahan tim.
Agar efektif, langkah-demi-langkah persiapan dan metode dan sarana penyajian informasi harus dipertimbangkan dengan cermat. Presentasi sering menimbulkan pesan yang tidak sesuai oleh pendengar dan mungkin sering mengandung unsur ‘persuasif’, misalnya berbicara tentang pekerjaan positif dari organisasi Anda, apa yang Anda dapatkan dari perusahaan tersebut atau mengapa Anda harus menerima dana tambahan untuk sebuah perencanaan bisnis.
Presentasi formal menyajikan informasi yang dapat dibagi menjadi dua kategori besar yaitu:
Keterampilan Presentasi
Presentasi Pribadi
Kedua unsur ini terjalin dan dapat digambarkan sebagai persiapan, presentasi dan praktek komunikasi verbal dan non-verbal..
Banyak orang merasa takut ketika diminta untuk membuat pembicaraan publik pertama mereka. Beberapa dari ketakutan awal dapat dikurangi dengan persiapan yang baik yang juga akan meletakkan dasar untuk membuat presentasi yang efektif. Persiapan adalah bagian terpenting untuk membuat presentasi yang sukses. Ini adalah dasar penting dan Anda harus mendedikasikan banyak waktu untuk itu mungkin menghindari jalan pintas.
Tidak hanya menyiapkan persiapan yang baik untuk memastikan bahwa Anda telah memikirkan dengan hati-hati tentang pesan yang akan Anda sampaikan untuk berkomunikasi dalam presentasi tersebut, tetapi persiapan juga akan membantu meningkatkan kepercayaan diri Anda.
Beberapa unsur presentasi penjualan diantaranya:
Tujuan presentasi
Ketika Anda telah diminta untuk berbicara kepada sekelompok orang, ini adalah hal yang pertama, tanyakan pada diri sendiri apa tujuan dari presentasi dan apa hasil yang Anda dan penonton harapkan?
Hal ini berguna untuk menuliskan alasan mengapa Anda diminta untuk hadir sehingga Anda dapat menggunakan ini sebagai pengingat sementara untuk menyiapkan presentasi. Ada banyak alasan untuk memberikan presentasi atau berbicara, tetapi Anda tidak boleh melupakan tujuan dari presentasi tersebut. Hasil presentasi ditentukan ketika Anda menyampaikan pesan dan hasil yang maksimal terhadap presentasi tersebut.
Subjek
Subjek dari apa yang Anda akan bicarakan adalah berasal dari tujuan presentasi Anda tetapi mereka belum tentu sama dengan apa yang Anda pikirkan.
Sebagai contoh:
Subjek dapat diberikan kepada Anda oleh organisasi yang mengundang.
Anda mungkin memiliki pengetahuan di bidang tertentu.
Subjek mungkin sepenuhnya pilihan Anda dalam batasan-batasan tertentu.
Organising the Presentation Material
Presentasi Anda akan disampaikan secara resmi, seperti di tempat kerja atau informal, untuk sebuah perusahaan atau mungkin presentasi tersebut. Anda harus memiliki tujuan untuk memberikan presentasi yang jelas, pengiriman terstruktur dengan baik. Artinya, Anda harus tahu persis apa yang ingin Anda katakan dan urutan di mana Anda ingin mengatakannya. Setelah memikirkan dan merencanakan struktur yang baik Anda akan membantu untuk meringankan setiap kegugupan Anda untuk merasa dalam yakin dengan pembicaraan Anda.
Kejelasan ide dan organisasi yang baik harus membantu menghasilkan pesan hidup, logis dan menarik, disampaikan dengan cara percaya diri dan profesional
Pembicaraan / presentasi harus dibagi menjadi tiga bagian:
Pendahuluan (awal)
Konten Utama (tengah)
Kesimpulan (akhir)
Anda juga harus memiliki tujuan untuk menulis sebuah cerita menarik yang memiliki dampak maksimum dan satu hal untuk menyampaikan pesan Anda dengan cara yang mudah dimengerti oleh target audiens.
Struktur dan isi dari presentasi akan menjadi unik untuk pendengar dan hanya Anda yang dapat memutuskan cara terbaik untuk menyajikan pesan tersebut. Namun, Anda mungkin ingin mempertimbangkan beberapa struktur presentasi standar untuk inspirasi pembuatannya agar benar-benar menjadi lebih menarik.
Writing Your Presentation
Dalam berbicara di depan umum dan debat dengan orang lain maupun dalam banyak komunikasi, tiga adalah angka ajaib. Otak menemukannya relatif mudah untuk memahami tiga poin sekaligus yaitu ketika orang menemukan tiga poin, ide atau angka, lebih mudah untuk memahami dan mengingat dari empat atau lebih. Oleh karena itu Anda bisa menyusun presentasi Anda tentang angka ajaib dari tiga.
Sebagai contoh, presentasi Anda harus memiliki tiga elemen utama yaitu pengenalan, tengah dan kesimpulan. Dalam tubuh utama presentasi, Anda bisa membagi pesan kunci menjadi tiga elemen dan kemudian memperluas masing-masing poin menjadi tiga sub-poin. Jika Anda menggunakan alat bantu visual seperti PowerPoint, hal ini akan membatasi jumlah poin-poin tiga pada setiap slide dan memperluas pada masing-masing bagian.
Hanya sedikit orang yang mampu memberikan presentasi tanpa catatan. Bahkan pembicara yang paling berpengalaman biasanya akan menggunakan setidaknya beberapa bentuk catatan untuk mengingat memori mereka dan membantu presentasi mereka.
Anda akan perlu tahu kemampuan Anda sendiri dan memutuskan bagaimana cara terbaik untuk membuat presentasi. Ketika Anda pertama kali mulai membuat presentasi dan mungkin Anda akan merasa lebih percaya diri dengan catatan yang lebih rinci. Ketika Anda menjadi lebih berpengalaman Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat memahami bahwa hal tersebut efektif untuk presentasi.
Full Text
Keuntungan utama dari metode ini yaitu seluruh teks di depan Anda sehingga Anda tidak bisa melupakan apa yang ingin Anda katakan. Namu metode ini membuat Anda akan kurang memperhatikan kelompok atau penonton karena Anda hanya membaca teks.
Jika Anda berbicara kepada sekelompok kecil pelanggan atau prospek, metode ini mungkin terlalu formal sebagai teks tertulis dan terdengar sangat formal ketika Anda berbicara dengan suara keras.
Jika Anda membaca teks yang sudah disiapkan, Anda harus tahu apa yang akan Anda katakan dengan baik sehingga Anda dapat melakukan kontak mata dengan pendengar agar mereka tetap memperhatikan apa yang Anda katakan.
Membaca teks tidak selalu menjadi pilihan yang mudah karena dapat terdengar kaku dan agak tidak professional. Ingatlah untuk terlibat dengan audiens Anda sebanyak yang Anda bisa agar mereka bisa menarik kesimpulan dari apa yang Anda presentasikan.
Cue Cards
Untuk melakukan presentasi Anda bisa menggunakan kartu petunjuk, menulis poin utama isi presentasi pada kartu indeks yang terpisah dan menulis materi pendukung dalam cara yang lebih ringkas.
Gunakan hanya satu sisi kartu dan nomor kartu sehingga Anda dapat dengan mudah menyusun ulang catatan tersebut. Pada bagian bawah setiap kartu isyarat, Anda bisa menulis pernyataan yang memudahkan Anda ke topik berikutnya.
Keuntungan menggunakan kartu petunjuk adalah bahwa Anda berbicara langsung ke penonton yang meningkatkan hubungan Anda dengan mereka. Kartu indeks kecil juga terlihat lebih profesional daripada lembaran kertas besar yang dapat membuktikan sulit untuk menangani.
Pastikan bahwa Anda sudah familiar dengan poin utama dari argumen Anda dan hubungan antara satu ide dan berikutnya sehingga Anda menjadi kurang bergantung pada kartu.
Working with Visual Aids
Ada kalanya presenti yang Anda lakukan harus menggunakan alat bantu visual untuk menjaga kepentingan dan membantu pemahaman dalam presentasi Anda. Jangan gunakan alat bantu visual yang hanya untuk menunjukkan kompetensi teknologi yang Anda miliki karena hal ini justru dapat mengganggu fokus utama dari presentasi Anda. Anda harus memberikan dan menyampaikan pesan dengan jelas dan ringkas.
Jika alat bantu visual yang digunakan baik Anda akan meningkatkan presentasi dengan menambahkan dampak dan memperkuat keterlibatan penonton, namun jika alat bantu presentasi jelek hal ini akan dapat merusak presentasi. Kebanyakan alat bantu visual akan membutuhkan persiapan awal dan harus dioperasikan dengan efisiensi. Jika Anda ingin menggunakan alat bantu seperti di ruangan yang belum anda kenal, Anda bisa terlebih dulu memeriksa fasilitas apa yang tersedia disana sehingga Anda dapat merencanakan presentasi Anda sesuai keinginan.
Managing the Presentation Event
Mengelola presentasi yang akan Anda lakukan dapat membuat perbedaan yang signifikan untuk keberhasilannya. Hal ini merupakan bagian dari langkah-demi langkah panduan untuk memudahkan presentasi Anda. Keterampilan Presentasi, jika Anda belum melakukannya maka Anda bisa mulai dengan memahami apa dan bagaimana presentasi tersebut. Anda bisa memperkaya informasi penting untuk perencanaan dan mempersiapkan presentasi Anda.
Beberapa hal untuk mengatur presentasi diantaranya
Tempat duduk
Kursi berpengaruh juga dengan hasil presentasi Anda, tempat duduk bisa diatur sesuai dengan ukuran ruangan dan jumlah orang yang diharapkan akan hadir. Hal ini penting untuk mengatur tempat duduk sehingga semua orang dapat melihat dan mendengar ketika Anda presentasi dan tidak ada hambatan untuk alat bantu visual yang Anda gunakan.
Jika Anda menggunakan proyektor maka Anda harus mencoba untuk memastikan bahwa kursi yang ada di belakang dapat melihat layar secara penuh. Seringkali bagian bawah layar proyektor terhalang oleh orang-orang di depan sehingga orang-orang yang ada di belakang tidak bisa melihat dengan jelas.
Anda bisa meminta tempat duduk yang bisa diatur seperti yang Anda inginkan. Kadang-kadang tidak akan ada kontrol tata letak tempat duduk ruang di mana Anda akan melakukan presentasi.
Persiapan akhir
Hindari datang terlambat ketika Anda akan presentasi, hal ini akan meningkatkan stres dan mengacaukan konsentrasi.. Sebelum penonton tiba, Anda bisa memeriksa:
Tempat duduk untuk pendengar
Tempat soket listrik dan lampu.
Peralatan dan alat bantu visual bekerja
Mikrofon cadangan jika salah satu sedang digunakan.
Meja cocok untuk Anda
Menyiapkan semua visual sebelum Anda memulai presentasi
Jika memungkinkan, sebelum presentasi mulai segera periksa catatan Anda rencana setidaknya lima menit sebelum presentasi mulai untuk menenangkan saraf Anda.
Coping with Presentation Nerves
Hal ini adalah masalah alami ketika Anda merasa gugup sebelum membuat presentasi. Dosen dan presenter atau pengajar lain merasa gugup sebelumnya sekalipun telah melakukan ratusan kali presentasi. Hal yang sama juga terjadi pada orang-orang lain yang bekerja di media atau di mata publik ketika mereka melakukan presentasi.
Menjadi gugup bukanlah masalah atau kelemahan yang dimiliki seseorang, Anda hanya perlu untuk menyalurkan energi positif dengan bijaksana. Namun jangan menjadi terlalu percaya diri dan tidak gugup karena ini bisa menjadi masalah.
Gejala lain sebelum akan melakukan presentasi dapat mencakup perasaan mual di perut Anda, telapak tangan berkeringat, tenggorokan kering dan panik bahkan pikiran Anda sudah kosong terhadap apa yang akan Anda bicarakan.
Namun ada beberapa strategi dan teknik teruji untuk menenangkan Anda sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada memberikan presentasi yang efektif dan menarik. Teknik ini tidak akan menyingkirkan saraf Anda, melainkan mereka akan membantu Anda untuk menggunakan saraf untuk keuntungan Anda. Ketika Anda berada dalam keadaan panic Anda dapat menggunakan energi untuk berkomunikasi dengan antusias, meyakinkan, dan penuh semangat. Kuncinya adalah untuk mengurangi tingkat kegelisahan sehingga Anda dapat memfokuskan energi Anda pada kegiatan yang positif, tidak berusaha untuk mengendalikan ngrogi Anda.
Dealing with Questions
Pada awal presentasi, Anda harus membuatnya jelas kapan Anda akan memberikan pertanyaan kepada prospek sebelum Anda pergi pada akhir presentasi.
Beberapa pembicara lebih memilih pertanyaan yang muncul selama presentasi. Keuntungan dari pendekatan ini adalah bahwa kesalahpahaman dapat diselesaikan dengan cepat. Namun juga kelemahannya karena pertanyaan akan mengganggu atau mengalihkan perhatian pembicara, atau bahkan pertanyaan yang diajukan seharusnya dibahas dalam presentasi berikutnya.
Pembicara lainnya lebih memilih untuk membuka pertanyaan-pertanyaan pada akhir presentasi. Jika Anda memilih cara ini, pastikan bahwa Anda menyisihkan waktu yang cukup untuk pertanyaan tetapi juga membatasi jumlah waktu yang tersedia. Jumlah waktu akan tergantung pada jenis presentasi Anda namun biasanya 10 menit waktu pertanyaan kepada prospek.
Anda tidak harus menutup presentasi dengan sesi tanya jawab. Bila Anda telah selesai menjawab pertanyaan, pastikan bahwa Anda memiliki kata terakhir dengan pernyataan yang kuat dari pesan utama Anda. Anda dapat berterima kasih penonton untuk pertanyaan-pertanyaan mereka dan kemudian meringkas sekali lagi titik utama atau titik-titik yang presentasi Anda dirancang untuk berkomunikasi.
Menjawab Pertanyaan
Perlakukan prospek Anda dengan hormat dengan menjawab pertanyaan mereka secara langsung dan jujur. Dengarkan baik-baik pertanyaan dan usahakan Anda mengulangi pertanyaan tersebut untuk memastikan semua orang di penonton telah mendengar. Jawaban pertanyaan harus singkat dan to the point.
